Content Operations – der Schlüssel zu erfolgreichen Inhalten

Content Operations sind ein wesentlicher Bestandteil von erfolgreichem Content-Marketing. Holen Sie sich das Rüstzeug, um in Ihrem Unternehmen strategisch und operativ Content-Marketing einzuführen.

Was sind eigentlich Content Operations?

Content Operations bezeichnen die systematische Organisation und Steuerung von Content-Arbeitsabläufen. Gut geölte Content Operations stellen sicher, dass Inhalte effektiv und effizient produziert, verwaltet und optimiert werden. Hierbei spielen die Integration geeigneter Technologien, die Ausgestaltung optimaler Prozesse und die engagierte Zusammenarbeit der Beteiligten eine entscheidende Rolle.

Wenn die Content Operations funktionieren, sind alle relevanten Redaktionsprozesse geregelt und laufen im besten Fall automatisch im Hintergrund ab. So können sich Redakteurinnen und Content Creators darauf konzentrieren, hochwertigen Content gezielt und nachhaltig zu erstellen. Die Idee hinter der Content Operations-Arbeit ist es, Blockaden und Ineffizienzen zu beseitigen und den Teams dadurch wieder mehr Freiheit und bessere Planbarkeit im Tagesgeschäft zurückzugeben.

«It’s about incorporating all of those policies, guidelines, and rules into the organization’s ways of working – for example, putting rules into the CMS, building responsibilities into people’s jobs, instituting regular training or internal communications, or establishing communities of practice.»

Hilary Marsh, Chief Strategist at Content Company, Inc.

Wozu brauche ich Content Operations?

Es geht bei Content Operations um Content-Arbeitsabläufe, oder besser: um Redaktionsprozesse. Diese lassen sich in drei Ebenen unterteilen:

die technischen Massnahmen – also den Einsatz von Software (Tools wie Scompler oder Dirico ebenso wie Mail, Teams, Asana, Trello, Excel usw.)
die Prozesse, die es braucht, um die Technik so zu nutzen, dass der Effizienzgewinn mittelfristig höher ist als die Arbeit, die das Ein- und das Umgewöhnen mit sich bringen.
die Personen, die sich an die Prozesse halten und die Tools nutzen sollen. Diese müssen an Bord geholt werden. Denn: Die beste Technik und die durchdachtesten Prozesse sind wertlos, wenn sie nicht gelebt werden.

Content Operations sollten folgende Grundfragen beantworten:

Wer führt welche Aufgaben aus und welche Rollen und Verantwortlichkeiten haben diese Personen
Welche Prozesse sind für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich?
Welche Tools helfen bei diesen Prozessen?

Starten Sie besser früher als später mit Content Operations

Es ist schwieriger, etablierte Verhaltensweisen und Prozesse zu ändern, als von Anfang an gute Grundlagen zu schaffen.

Schritt für Schritt Content Operations einführen

Sie sind zu dem Schluss gekommen, dass Sie Ihre Content-Marketing-Prozesse optimieren sollten. Doch wo anfangen? Am besten gehen Sie Schritt für Schritt vor:

Schritt 1 – Startpunkt definieren

Legen Sie fest, wo Sie stehen und wohin Sie Ihre Organisation entwickeln wollen. Unser Stufenmodell hilft Ihnen dabei. Ein Zeitplan ist dafür nicht nötig.

Schritt 2 – Probleme definieren

Haben Sie das Content-Ökosystem, die Content-Marketing-Prozesse und die Verantwortlichkeiten abgebildet, sollten Sie die wichtigsten Probleme festhalten.

Schritt 3 – Lösungsideen erarbeiten

Organisieren Sie einen Workshop mit einem repräsentativen Querschnitt des Content-Teams. Sehen Sie sich genau an, wie Ihre Kolleginnen und Kollegen konkret mit Tools arbeiten, welche Details in bisherigen Briefings fehlen, welche Content-Templates Prozesse vereinfachen und welche gemeinsamen Standards definiert werden können. In diesem Schritt empfiehlt es sich zudem, eine Roadmap zu erarbeiten, in der die erarbeiteten Lösungen abgebildet sind.

Content Operations Schritt für Schritt verbessern.

Schritt 4 – Pilotprojekt erstellen und testen

Wir empfehlen Ihnen, wenn möglich schrittweise vorzugehen und nicht mit einem Schlag einen völlig neuen Prozess einzuführen. Testen Sie jeden neuen Prozess zuerst mit einem oder zwei Kolleginnen oder Kollegen und holen Sie Feedback ein, bevor Sie ihn im gesamten Team einführen. Ein solches Pilotprojekt ermöglicht es Ihnen, klein anzufangen und die Prozesse schnell zu verbessern.

Schritt 5 – Erfolg messen

Um den Erfolg Ihrer Lösungen messen zu können, müssen Sie wissen, welche Ergebnisse Sie sich erhoffen. Definieren Sie dazu Benchmarks, die Sie mit Content Operations erreichen wollen.

Schritt 6 – zurück auf Start

Sie müssen nicht jedes Problem selbst lösen, und auch nicht alle auf einmal. Das Herumschrauben an Prozessen und Arbeitsabläufen spielt in die Unternehmenskultur hinein und ist ein Changeprozess. Sie werden vermutlich immer wieder auf Widerstände stossen. Sind die Widerstände so gross, dass Sie diese nicht allein überwinden können, sollten Sie Ihre Vorgesetzten davon überzeugen, sich des Problems anzunehmen. Dazu benötigen Sie Ihre Recherchen, eine klare Problemstellung und eine Vorstellung von den erwarteten Ergebnissen, die durch die Lösung des Problems erzielt werden – zum Beispiel eine Schätzung der Zeiteinsparungen oder der Effizienzsteigerungen.

Lernen Sie mehr über Content Operations

Lesen Sie doch unser Whitepaper «Effektive Content Operations. Redaktionsprozesse optimieren und die Schlagkraft erhöhen».

Im Whitepaper enthalten:

Hintergrundwissen:
Was sind Content Operations und wie setzen Sie sie richtig ein?
Praxissicht:
Konstellationen, die Sie vielleicht kennen und die Sie mit Content Operations verbessern können.
Vergleich:
Wie weit andere Unternehmen mit Content Operations sind.
Praktischer Step-by-step Guide:
So werden Ihre Redaktionsprozesse effizienter.

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Status quo: Bestimmen Sie den Reifegrad Ihrer Content Operations

Ein Content Maturity Model hilft Ihnen dabei, den aktuellen Stand Ihrer Content Operations zu identifizieren und Ziele zu definieren. Wir bei Redact haben dafür den Redact-Stufenplan entwickelt. Dieser lässt sich auf viele Bereiche anwenden, unter anderem auch auf Content Operations. Die Idee dahinter: Um Inhalte zu erstellen, braucht es die unterschiedlichen Schritte sowieso. Doch man kann sie auf verschiedene Art absolvieren, nämlich krabbelnd, gehend oder fliegend. Je «schneller», desto höher der Reifegrad Ihrer Content Operations.

Vorteil 1: Man behält immer das Gesamtbild und die Abhängigkeiten der einzelnen Schritte im Blick und kann sich auf die Verbesserung einzelner Erstellungsschritte konzentrieren.

Vorteil 2: Um Content Operations einführen und richtig nutzen zu können, braucht Ihre Organisation bei jedem Schritt eine gewisse Maturitätsstufe. Sie gehen das Thema Content Operations also «Schritt für Schritt» an und überfordern die Organisation nicht. Haben Sie die notwendige Maturität erreicht, wird das Thema Content Operations automatisch aktuell – und indem Sie Ihre Organisationsstruktur ins Tool übertragen, nutzen Sie es anschliessend effektiv und effizient.

Mit der Content Operations Maturitätsmatrix bestimmen Sie den Reifegrad Ihrer Redaktionsprozesse.

Praxistest: Stolpersteine erkennen und aus dem Weg räumen

Aus Erfahrung wissen wir, dass es in der Praxis verschiedenste Stolpersteine gibt, die der schönen Theorie einen Strich durch die Rechnung machen möchten. Diese gilt es zu erkennen und sich von ihnen zu verabschieden.

Solche Stolpersteine oder Herausforderungen können sein:

Der aktuelle Reifegrad des Content-Marketings wird zu hoch eingeschätzt, sodass Mitarbeitende von geplanten Massnahmen und Strategien überfordert sind.
Die geplante Top-down-Implementierung scheitert an Widerstand aus dem Team.
Der Weg von Ad-hoc-Content-Erstellung hin zu strategisch geplantem Themensetting ist ein Changeprozess, der in die Unternehmenskultur eingreift. Dies muss erkannt und der Prozess entsprechend begleitet werden.
Es gibt mehrere Teams oder Mitarbeitende, die unterschiedliche Ziele verfolgen.
Es gibt (zu) viele Stakeholder in unterschiedlichen Geschäftsbereichen, die mitreden wollen.
Das Tagesgeschäft läuft während der Umstellung stetig weiter.

Mögliche Lösungsansätze sind:

Planen und begleiten Sie den Changeprozess sorgfältig.
Gehen Sie langsamer vor, schrauben Sie die Zielsetzung zurück und unterteilen Sie den Prozess in kleinere Pakete.
Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden an die Hand, indem Sie sie schulen und aktiv begleiten.
Sammeln Sie Feedback, reden Sie mit den Leuten und adaptieren Sie darauf basierend immer wieder die Prozesse.

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